출장 규정은 회사 규모와 관계없이 반드시 필요합니다. 정책이 없으면 매번 개별 협상이 발생하고, 정산 시점에 분쟁이 생깁니다. 아래 9개 조항은 20~200명 규모 스타트업·중소기업에서 가장 자주 쓰이는 출장 규정 템플릿을 정리한 것입니다. 그대로 복사한 뒤, 자사 상황에 맞게 숫자만 바꾸세요.
1. 출장의 정의
"출장"이란 회사의 업무 수행을 위해 근무지를 벗어나 편도 50km 이상또는 1박 이상 숙박이 필요한 이동을 말합니다. 당일 왕복 가능한 국내 근거리 이동은 "외근"으로 구분해 별도 정산합니다.
2. 출장 신청 절차
- 출장자는 출발 예정일 기준 최소 7일 전까지 신청서를 제출합니다.
- 직속 팀장이 1차 검토 후 재무팀이 예산을 확인합니다.
- 해외 출장 또는 예산 300만원 이상은 대표이사 최종 승인이 필요합니다.
3. 승인 권한
| 예산 규모 | 승인 권한 |
|---|---|
| 100만원 미만 (국내) | 팀장 |
| 300만원 미만 | 본부장 / 이사 |
| 300만원 이상 · 해외 전체 | 대표이사 |
4. 직급별 예산 한도
아래 표는 1박 기준 호텔 + 식대 + 교통비 합산 상한입니다. 항공은 등급별 별도 규정을 따릅니다.
| 직급 | 국내 | 일본·동남아 | 북미·유럽 |
|---|---|---|---|
| 사원 / 대리 | 20만원 | 25만원 | 35만원 |
| 과장 / 차장 | 25만원 | 30만원 | 45만원 |
| 부장 / 이사 이상 | 35만원 | 45만원 | 60만원 |
5. 항공 등급 규정
- 4시간 미만 비행: 전 직급 이코노미
- 4~8시간 비행: 임원 이상 프리미엄 이코노미 허용
- 8시간 초과 비행: 임원 이상 비즈니스 허용 (단, 왕복 300만원 상한)
6. 호텔 등급
호텔은 4성 이하를 원칙으로 합니다. 고객사 방문 또는 보안상 5성이 필요한 경우는 사전에 상급자 승인을 받아야 합니다. 객실 타입은 스탠다드 또는 디럭스 싱글 / 더블이며, 스위트 이상은 사유서가 필요합니다.
7. 식대 정책
- 1일 실비 정산, 직급별 상한 내에서 사용
- 주류는 고객 접대가 아닌 경우 1인 2잔 이내
- 영수증이 없는 간이영수증은 건당 5만원까지만 인정
8. 출장비 정산 절차
- 출장 종료 7일 이내 정산 서류 제출
- 영수증 전량 사진·PDF로 첨부
- 재무팀이 14일 이내 검토·지급
- 법인카드 명세서와 영수증이 일치하지 않으면 재제출
9. 부정 사용 시 처분
허위 영수증, 사적 용도 법인카드 사용, 승인 없는 업그레이드 등은 징계 위원회 회부 대상이 됩니다. 경미한 경우라도 환수 조치가 기본이며, 반복 시 정직·해고까지 검토할 수 있습니다.
실제 규정은 회사 문화와 업종에 따라 차이가 큽니다. 위 템플릿을 기반으로 노무사 또는 세무사 검토를 한 번 받고 배포하는 것을 권장합니다.