출장은 한두 가지 빼먹으면 현장에서 시간과 비용이 몇 배로 드는 일입니다. 아래 체크리스트는 총무·비서·프로젝트 매니저가 실제 출장 준비에서 가장 자주 놓치는 항목을 D-7(출장 일주일 전)부터 D-day(당일)까지 순서대로 정리한 것입니다. 그대로 복사해 사내 메신저나 노션에 붙여 사용하셔도 좋아요.
D-7 ~ D-5: 기본 승인 및 예약
가장 먼저 해야 할 일은 출장 승인을 받는 것입니다. 회사마다 기안지·출장 신청서 양식이 다르지만, 승인 전에 항공·호텔을 선결제했다가 일정이 바뀌면 취소 수수료만 날리게 됩니다. 목적지·기간·예상 비용을 먼저 확정하고 상급자에게 공유하세요.
- 출장 신청서 작성 및 상급자 승인
- 방문 고객사·미팅 일정 최종 확정
- 항공권 검색 및 가예약 (경유·직항 비교)
- 호텔 후보 2~3곳 조사 (미팅 장소 도보 거리 기준)
- 회사 출장 규정 확인 (항공 등급, 호텔 한도, 식대 한도)
D-4 ~ D-3: 문서·결제 정리
해외 출장이라면 이 시점에 여권 유효기간·비자 여부를 반드시 확인해야 합니다. 입국일 기준 6개월 이상 유효한 여권이 없으면 항공사에서 탑승을 거부할 수 있습니다. 방문 국가·목적에 따라 비즈니스 비자가 필요한지도 확인하세요.
- 여권 유효기간 확인 (입국일 기준 6개월 이상)
- 비자 필요 여부 확인 및 준비
- 항공권·호텔 본예약 + 법인카드 결제
- 회사 여행자 보험 가입 여부 확인
- 미팅 자료(피치덱·계약서) 초안 완료
- 공항-숙소, 숙소-미팅 장소 이동 경로 확인
D-2 ~ D-1: 통신·환전·짐
이틀 전부터는 현지에서 곧바로 일할 수 있는 환경을 준비합니다. 로밍이냐 eSIM이냐, 현금이냐 트래블카드냐는 목적지와 일정 길이에 따라 선택이 달라집니다. 일본·동남아·중화권 단기 출장이면 eSIM + 트래블카드 조합이 가장 효율적입니다.
- 통신 로밍 / eSIM 구매 및 활성화 일정 확인
- 환전 또는 트래블카드 충전 (현지 통화 기준 3~5일치)
- 회사 비상 연락처 / 총무팀 연락처 메모
- 멀티탭·어댑터·충전기·여분 케이블
- 정장·캐주얼 복장 각 1벌, 세탁 가능 여부
- 상비약 (감기약·진통제·지사제·반창고)
- 명함 충분히 (해외는 2배 이상 준비)
D-day: 출발 당일
당일은 시간 여유가 가장 중요한 변수입니다. 국제선은 출발 2시간 30분 ~ 3시간 전, 국내선은 1시간 전 공항 도착을 원칙으로 잡으세요. 공항에서는 영수증·체크인 바코드를 미리 스샷으로 저장해두면 귀국 후 정산이 훨씬 수월합니다.
- 여권·신분증·항공권 확인
- 법인카드·결제 수단 확인
- 공항 도착 시간 확보 (국제선 -3h, 국내선 -1h)
- 공항 라운지·PP 카드 사용 가능 여부 확인
- 숙소 체크인 시간 및 마지막 연락처 저장
귀국 후: 정산
대부분의 문제는 정산 단계에서 드러납니다. 영수증은 당일 촬영·업로드를 원칙으로 잡아야 월말에 수십 장을 한꺼번에 정리하지 않아도 됩니다. 카드 명세서의 환산 환율과 실제 결제 환율은 다를 수 있으니 영수증 기준으로 보고하세요.
- 영수증 전량 촬영·디지털화
- 식대·교통비 일자별 분류
- 출장 보고서 작성 (미팅 결과 + 다음 액션)
- 법인카드 명세서와 영수증 대조
- 미사용 현금 / 트래블카드 잔액 반납
체크리스트는 회사·산업별로 조금씩 달라집니다. 한번 자신에게 맞게 튜닝한 다음, 다음 출장 때 그대로 복사해 재사용하는 것이 가장 빠릅니다.